Darf ich diese Offerte in ChatGPT hochladen? 10 KI-Regeln für Schweizer KMU

Eine Kundenmail in ChatGPT kopieren, eine Offerte von Copilot zusammenfassen lassen oder einen Arbeitsvertrag mit Claude prüfen: Das dauert ein paar Sekunden. Und genau deshalb passiert es schnell, ohne dass jemand gross darüber nachdenkt.

Das Problem ist nicht die KI an sich. Das Problem ist, welche Informationen wir ihr geben und unter welchen Bedingungen wir das tun.

Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) und das Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) warnen in einer gemeinsamen Kampagne vom 16. Oktober 2026 ausdrücklich vor diesem sogenannten «Oversharing». Im beruflichen Alltag können davon Personendaten von Kunden und Mitarbeitenden, besonders schützenswerte Personendaten, Geschäftsgeheimnisse und andere vertrauliche Informationen betroffen sein.

Für Schweizer KMU bedeutet das nicht: KI verbieten. Es bedeutet: Endlich festlegen, was in welches KI-Tool darf.

Die kurze Antwort: Dürfen Firmendaten in ChatGPT, Copilot oder Claude?

Nicht pauschal. Ob Firmendaten in ein KI-Tool eingegeben werden dürfen, hängt mindestens von der Art der Daten, dem verwendeten Dienst, dem Konto beziehungsweise Vertrag und den Einstellungen des Unternehmens ab.

Ein öffentliches Produktdatenblatt ist etwas anderes als ein Personaldossier. Ein von der Firma freigegebenes Geschäftskonto ist etwas anderes als ein privater KI-Account eines Mitarbeitenden. Und ein bereits anonymisierter Text ist etwas anderes als eine komplette Kundenmail inklusive Namen, Telefonnummer, Signatur und bisherigem Mailverlauf.

Das BACS empfiehlt deshalb unter anderem, sensible oder persönliche Angaben vor der Eingabe zu erkennen und zu anonymisieren sowie nach Möglichkeit die vom Unternehmen bereitgestellte Business- oder Enterprise-Version eines KI-Dienstes statt privater Konten zu verwenden.

Das eigentliche Problem ist fehlende KI-Governance

KI-Nutzung ist in vielen Unternehmen längst Alltag. Die Regeln hinken hinterher.

Gemäss einer 2025 auf dem KMU-Portal des Bundes publizierten Auswertung hatten lediglich 34 Prozent der befragten Schweizer KMU klare Regeln dazu, welche Daten Beschäftigte in KI-Tools eingeben dürfen. Bei Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitenden waren es nur 23 Prozent.

Das ist ein ziemlich grosses Loch in der Hausordnung.

Denn Mitarbeitende verwenden KI oft für völlig nachvollziehbare Aufgaben: E-Mails verbessern, Texte übersetzen, Dokumente zusammenfassen oder Tabellen analysieren. Genau diese Anwendungen nennt auch das BACS. Dabei landet aber schnell mehr im Prompt als beabsichtigt.

Unsere 10 KI-Regeln für Schweizer KMU

1. Private KI-Konten sind nicht automatisch Geschäftswerkzeuge

Ein Mitarbeiter hat ChatGPT, Claude oder einen anderen KI-Dienst privat abonniert. Das bedeutet noch lange nicht, dass dieses Konto für interne Firmeninformationen freigegeben ist.

Firmendaten gehören grundsätzlich nur in vom Unternehmen geprüfte und freigegebene Dienste. Dabei sollten Vertragsbedingungen, Datenschutz, Datenverwendung, Aufbewahrung, Zugriffsrechte und die konkrete Konfiguration geprüft werden.

2. Öffentliche Informationen sind meist der einfachste Fall

Was ohnehin öffentlich auf der Firmenwebsite oder in einem publizierten Prospekt steht, ist grundsätzlich weniger heikel als interne Informationen.

Beispiel: Du möchtest aus einem öffentlich verfügbaren Beschrieb deiner Dienstleistungen drei Varianten für einen LinkedIn-Post erstellen. Aus Sicht der Vertraulichkeit ist das etwas ganz anderes als das Hochladen einer unveröffentlichten Kundenofferte.

3. Kundendaten nicht einfach in einen Prompt kopieren

Eine komplette Kundenmail enthält schnell Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Projektinformationen oder weitere Personendaten. Das BACS weist ausdrücklich darauf hin, dass bereits das Kopieren einer ganzen E-Mail zu einer Eingabe von Personendaten in ein KI-System führen kann.

Wenn der konkrete Personenbezug für die Aufgabe nicht nötig ist, entferne ihn.

Statt: «Formuliere eine Antwort an Peter Muster von Muster AG zu seiner Offerte Nr. 10483 über CHF 27'400.»

Lieber: «Formuliere eine freundliche Antwort an einen Kunden, der Rückfragen zu unserer Offerte hat.»

4. Personaldossiers, Gesundheitsdaten und besonders schützenswerte Daten brauchen besondere Zurückhaltung

Bei Personaldossiers, Gesundheitsinformationen oder anderen besonders schützenswerten Personendaten reicht ein lockeres «wird schon passen» nicht.

Das Schweizer Datenschutzgesetz ist technologieneutral und gilt laut EDÖB auch unmittelbar bei KI-gestützten Datenbearbeitungen. KI ist also kein datenschutzrechtlicher Freipass.

Unsere Empfehlung: Solche Informationen nicht in nicht ausdrücklich dafür geprüfte und freigegebene KI-Anwendungen eingeben.

5. Passwörter, API-Keys und Zugangsdaten gehören nie in Prompts

Auch beim technischen Troubleshooting passiert es schnell: Konfiguration kopieren, Fehlermeldung dazu, abschicken. Nur steckt in der Konfiguration vielleicht ein Kennwort, Token oder Datenbankzugang.

Kontrolliere deshalb insbesondere Konfigurationsdateien und Code vor dem Einfügen in ein KI-Tool und entferne Secrets und andere nicht benötigte vertrauliche Angaben.

6. «Die KI trainiert nicht damit» ist nicht die einzige Frage

Bei KI-Datenschutz wird häufig nur gefragt, ob Eingaben fürs Modelltraining verwendet werden. Das greift zu kurz.

Bei Microsoft Copilot und Copilot Chat mit Enterprise Data Protection werden Prompts und Antworten laut Microsoft nicht zum Training der zugrunde liegenden Foundation Models verwendet. Microsoft dokumentiert zudem Schutzmechanismen und vertragliche Verpflichtungen für Unternehmensdaten.

OpenAI erklärt für ChatGPT Business und Enterprise ebenfalls, dass Geschäftsdaten standardmässig nicht zum Training der Modelle verwendet werden. Anthropic dokumentiert für kommerzielle Claude-Angebote ebenfalls eine grundsätzlich getrennte Regelung gegenüber Consumer-Produkten.

Das macht ein Business-Produkt aber nicht automatisch zur Freigabe für sämtliche Firmeninformationen. Entscheidend bleiben insbesondere Datenart, Vertrag, Konfiguration, Berechtigungen und interne Richtlinien.

7. Bei Microsoft Copilot sind bestehende Berechtigungen entscheidend

Microsoft beschreibt für Copilot mit Enterprise Data Protection, dass bestehende Identitäts- und Zugriffsmodelle sowie je nach Lizenz weitere Richtlinien und Kontrollen berücksichtigt werden.

Das führt zu einem wichtigen Punkt: KI-Governance beginnt nicht erst beim Prompt. Unternehmen sollten auch ihre bestehenden Zugriffsrechte, Freigaben und Schutzmechanismen im Griff haben.

Wenn intern zu viele Personen Zugriff auf vertrauliche Informationen haben, sollte dieses Problem unabhängig vom Einsatz von KI bereinigt werden.

8. Anonymisieren heisst mehr als den Namen löschen

«Herr Müller» durch «Kunde A» zu ersetzen ist ein Anfang, aber nicht zwingend genug.

Projektname, Arbeitgeber, Funktion, Adresse, exakte Vertragswerte oder eine ungewöhnliche Kombination verschiedener Informationen können weiterhin Rückschlüsse auf eine Person oder ein Unternehmen ermöglichen.

Die pragmatische Frage lautet deshalb: Welche Informationen braucht die KI tatsächlich, um diese Aufgabe zu erledigen? Alles andere kann raus.

9. Ergebnisse der KI müssen kontrolliert werden

Datenschutz ist nur eine Seite. Das BACS weist auch darauf hin, dass Sprachmodelle faktisch falsche Antworten erzeugen können.

Einen gut formulierten KI-Text ungeprüft an einen Kunden zu schicken, ist deshalb keine gute Prozessoptimierung. Wer das Ergebnis verwendet, sollte insbesondere Fakten, Zahlen und fachliche Aussagen kontrollieren.

10. Schreibt die Regeln auf

«Unsere Leute wissen schon, was vertraulich ist» ist keine KI-Richtlinie.

Für viele KMU braucht es aber auch kein 38-seitiges Regelwerk. Eine kurze, verständliche Richtlinie ist im Alltag meistens wertvoller als ein Dokument, das niemand liest.

Eine einfache KI-Ampel für den Alltag

Grün: in einem freigegebenen KI-Dienst meist unkompliziert

• bereits veröffentlichte Website-Inhalte
• öffentliche Produktinformationen
• allgemeine Textentwürfe ohne Personen- oder Kundendaten
• Brainstorming ohne vertrauliche Unternehmensinformationen
• anonymisierte Inhalte, bei denen der Personen- oder Unternehmensbezug tatsächlich entfernt wurde

Orange: zuerst prüfen oder anonymisieren

• interne Dokumente
• Kundenkorrespondenz
• Offerten und Projektunterlagen
• interne Finanzinformationen
• Verträge
• personenbezogene Angaben
• nicht veröffentlichte Strategie- oder Unternehmensinformationen

Rot: nicht ohne ausdrückliche Freigabe

• Passwörter, Tokens und Zugangsdaten
• besonders schützenswerte Personendaten
• vertrauliche Personaldossiers
• Geschäftsgeheimnisse, die für die Aufgabe nicht zwingend verarbeitet werden müssen
• Daten, deren Weitergabe durch Vertrag, Geheimhaltungspflicht oder eine interne Vorschrift ausgeschlossen ist

Diese Ampel ist eine praktische codin-Empfehlung und keine pauschale rechtliche Beurteilung eines konkreten Einzelfalls.

Die Mini-KI-Richtlinie zum Kopieren

Nutzung generativer KI im Unternehmen

Für geschäftliche Aufgaben dürfen nur vom Unternehmen freigegebene KI-Dienste und Konten verwendet werden.

Vor jeder Eingabe ist zu prüfen, ob der Inhalt Personen-, Kunden-, Mitarbeiter- oder andere vertrauliche Unternehmensdaten enthält. Nicht benötigte vertrauliche Informationen sind zu entfernen beziehungsweise zu anonymisieren.

Passwörter, Zugangsdaten und andere Secrets dürfen nicht in KI-Dienste eingegeben werden.

Besonders schützenswerte Personendaten, Personaldossiers und Geschäftsgeheimnisse dürfen nur verarbeitet werden, wenn der entsprechende Anwendungsfall und der eingesetzte Dienst dafür ausdrücklich freigegeben wurden.

KI-generierte Inhalte müssen vor ihrer geschäftlichen Verwendung auf sachliche Richtigkeit und Angemessenheit geprüft werden.

Bei Unsicherheit gilt: vor der Eingabe nachfragen, nicht danach.

Diese Vorlage ist bewusst kurz gehalten. Je nach Branche, Datenarten, regulatorischen Anforderungen und eingesetzten KI-Diensten braucht es zusätzliche Regeln.

ChatGPT verbieten? Für die meisten KMU der falsche Ansatz

Ein pauschales KI-Verbot klingt zunächst sicher. Praktisch löst es das Problem nicht unbedingt. Mitarbeitende haben heute einen echten Nutzen von solchen Werkzeugen und können auf öffentlich verfügbare Dienste zugreifen.

Wir halten deshalb einen anderen Ansatz für sinnvoller: wenige Werkzeuge offiziell freigeben, deren Bedingungen und Einstellungen sauber prüfen und verständliche Spielregeln festlegen.

Das sollte keine reine IT-Entscheidung sein. Geschäftsleitung, IT und je nach Unternehmen Datenschutz- oder Rechtsverantwortliche müssen gemeinsam festlegen, welche Daten und Anwendungsfälle zulässig sind.

Und dann muss es jeder verstehen. Nicht nur derjenige, der die Richtlinie geschrieben hat.

Was wir Schweizer KMU jetzt empfehlen

1. Erfasse, welche KI-Dienste im Unternehmen tatsächlich verwendet werden.
2. Lege fest, welche davon geschäftlich freigegeben sind.
3. Definiere verständlich, welche Informationen eingegeben werden dürfen und welche nicht.
4. Prüfe bei Business- und Enterprise-Angeboten die für euren konkreten Vertrag geltenden Datenschutz-, Sicherheits- und Aufbewahrungsbedingungen.
5. Schule Mitarbeitende anhand echter Alltagssituationen: Kundenmail, Offerte, Arbeitsvertrag, Excel-Auswertung, Code und Troubleshooting.
6. Überprüfe die Regeln regelmässig, weil Anbieter, Funktionen und Bedingungen sich ändern.

Der wichtigste Punkt dabei ist erstaunlich unspektakulär: Überlege vor dem Abschicken eines Prompts kurz, welche Daten du gerade an wen übergibst.

KI darf die Arbeit einfacher machen. Sie sollte nicht dafür sorgen, dass eine komplette Kundenofferte dort landet, wo sie niemand bewusst hinschicken wollte.

Wer bei Microsoft Copilot, ChatGPT oder einer unternehmensweiten KI-Richtlinie nicht sicher ist, kann die eingesetzten Dienste und Anwendungsfälle strukturiert prüfen lassen. Genau dort wird aus einem theoretischen Datenschutzthema eine brauchbare Regel für den Arbeitsalltag.

Quellen

Herausgeber:Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)

Titel:Cyber Security Month - Generative KI am Arbeitsplatz: Datenschutzherausforderungen – Gemeinsame Kampagne des EDÖB und des BACS

URL:https://www.edoeb.admin.ch/de/csm-generative-ki-arbeitsplatz-datenschutzherausforderungen

Abrufdatum:19.10.2026 [edoeb.admin.ch]

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Herausgeber:Bundesamt für Cybersicherheit (BACS)

Titel:KI im Berufsalltag: Chancen nutzen, Daten schützen

URL:https://www.bacs.admin.ch/de/csm26-s3-de

Abrufdatum:19.10.2026 [bacs.admin.ch]

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Herausgeber:KMU-Portal des Bundes

Titel:KI in Schweizer KMU auf dem Vormarsch

URL:https://www.kmu.admin.ch/de/ki-in-schweizer-kmu-auf-dem-vormarsch

Abrufdatum:19.10.2026 [kmu.admin.ch]

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Herausgeber:Microsoft

Titel:Enterprise data protection in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat

URL:https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/enterprise-data-protection

Abrufdatum:19.10.2026 [learn.microsoft.com]

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Herausgeber:OpenAI

Titel:Enterprise privacy at OpenAI

URL:https://openai.com/enterprise-privacy/

Abrufdatum:19.10.2026 [openai.com]

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Herausgeber:Anthropic

Titel:Data usage – Claude Code Docs

URL:https://code.claude.com/docs/en/data-usage

Abrufdatum:19.10.2026 [code.claude.com]

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